#30- Faire plus avec moins !

Les systèmes peuvent vous faire gagner beaucoup de temps et d'argent et vous éviter de nombreuses frustrations. Faire plus avec moins! La règles est simple : "systématiser la routine et humaniser l'exception".

Mettre en place des systèmes et des process fait partie du cercle vertueux de l'entreprise : 

Vous, dans votre rôle de leader vous donnez la direction à vos collaborateurs

Vos collaborateurs font tourner les systèmes…

Les systèmes font tourner l’entreprise… 

Posez-vous la question :

Que faites-vous régulièrement et qui pourrait être fait par un collaborateur s’il existait une méthode claire ?

Faites cela pour des tâches où votre valeur ajoutée est supérieure à celle de la tâche en question. Instaurez une méthode et déléguez. Car la délégation fait partie aussi des systèmes et process.

Les systèmes décrivent très précisément le mode opératoire. Pour le faire dans les règles de l’art le plus simple est de demander directement à la personne qui effectue cette tâche de la mettre par écrit en détaillant toutes les étapes. Pour être sûr que le process soit bien fait et compris par tous, demandez à une autre personne d’effectuer l’ensemble des tâches en suivant les étapes. Si vous voyez que la première personne doit expliquer des choses supplémentaires, cela sera alors rajouté au document, et ainsi de suite, jusqu’à ce que quelqu’un puisse effectuer la tâche pour la première fois uniquement en suivant les étapes décrites dans le document.

Assurez-vous également que la structure et les méthodes mises en place soient évolutives afin qu’elles puissent suivre le développement de l’entreprise.

Mettre en place des systèmes ou des logiciels vous feront gagner un temps précieux et aussi beaucoup d’argent.

Prenons par exemple le cas d’un logiciel de facturation qui va plus loin que de faire une simple factures... Ces logiciels vous permettent également de relancer vos clients par un système d’automatisation de mails vous faisant ainsi gagner du temps et aussi vous permettant ainsi de recouvrir plus rapidement vos en cours. Imaginez si vous gagnez en moyenne 10 jours de recouvrement pour l’ensemble de vos factures sur une année combien de trésorerie supplémentaire vous allez-avoir sur votre compte en banque?

Idem pour les CRM, suivre votre activité commerciale grâce à des indicateurs précis vous permettra de comprendre rapidement quels sont les leviers sur lesquels vous aurez besoin de re- travailler vos stratégies. Par exemple si vos indicateurs sont mauvais sur le taux de transformation vous retravaillerez votre script ou votre technique de vente, si c’est la marge vous serez plus vigilant sur les prix ou votre aptitude à moins négocier, etc…

Une règle : Soyez simple, utilisez des photos, des vidéos, des webinairs…etc. Plus c’est simple, plus c’est lisible, plus la méthode sera facile à appliquer.

Alors par quoi commencer ?

Tout peut être systématiser mais rassembler les en 4 domaines :

• Personnel et formation (livret d’accueil avec les règles de fonctionnement, process de recrutement, référentiel de compétences…)
• Opérations et distribution (CGV, script de vente, techniques de vente homogènes, automatisation des Devis, facturation, CRM, time sheet...)
• Test et mesures (mettre en place des KPI pour mesurer les réussites et aussi ce qui ne fonctionne pas, aujourd’hui avec le digital on peut pratiquement tout mesurer)
• Finances et Technologies 

Faites un inventaire au sein de votre entreprise de ce qui existe ou de ce qui pourrait exister en prenant chacun des domaines et vous allez voir comment cela peut vous simplifier la vie !

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