#7- La gestion des priorités : comment mettre son temps au service de ses priorités?

L’histoire des gros cailloux que je vous ai raconté la semaine dernière est très imagée et nous fait réfléchir à nos priorités : on a vu qu’il était utile de distinguer l’important de l’urgent et l’urgent du futile. 

Parce que le temps n’est pas une ressource inépuisable, il est précieux de l’utiliser sur les points réellement essentiels de notre existence. Chaque jour nous disposons tous du même "capital temps", à savoir 86 400 secondes. La question ici n’est pas d’avoir plus de temps mais plutôt savoir comment l'utiliser chaque jour pour servir nos priorités ?
Bien gérer son temps c’est garder le cap et éviter de se disperser en se concentrant sur l’essentiel pour aller chercher l’efficience. 

J’aime partager avec mes clients un outil efficace  : la matrice d’Eisenhower, que vous pouvez retrouver dans le e-livret. Elle consiste à séparer les tâches importantes des non-importantes et les tâches urgentes de celles qui ne le sont pas.  

Comment différencier ce qui est réellement important, vos gros cailloux ? 
Pour y répondre, posez-vous ces questions :  

Qu’avez-vous vraiment envie d’accomplir dans votre vie ?  Raisonnez ici en terme d’enjeux ou de conséquences à moyen ou long terme. Que se passerait-il si vous ne le faisiez pas  ? 

Pour que ces choses puissent se mettre en place, alors :

• Posez vos objectifs,
• Fixez-vous une échéance,
• Dressez la liste de tout ce que vous devez faire pour y parvenir,
• Faites votre plan d’actions en fixant ces priorités,
• Bloquez du temps dans votre agenda : n’y dérogez jamais,
• Regardez cette liste tous les jours et souvenez-vous des enjeux. 

Pour ceux qui m’écoute régulièrement, cela vous rappellera sûrement la stratégie des petits pas car oui, les choses importantes dans votre vie demandent de l’endurance pour arriver à ces résultats ambitieux.  

Comme je le disais, ce qui caractérise une priorité c’est l’importance que l’on y accorde. Cela se traduit par des actions concrètes de votre part. On peut ne pas toujours savoir par où commencer et c’est pour cette raison que je recommande à toute personne de se fixer des objectifs, d’une part, puis d’établir un plan d’action, d’autre part. Comme j’aime le dire souvent,  il ne peut y avoir de résultat sans action. Et c’est en planifiant, et en ne lâchant rien que vous ferez la différence entre l’important de l’urgent.  

Quelles sont les choses urgentes auxquelles vous faites face chaque jour  ? (Ce sont ici vos graviers, ces choses qui font partie du quotidien) Vous avez le sentiment d’être happé.e et de subir votre quotidien  ? Vous avez du mal à tout gérer  ? Comment renverser cette tendance  ? Quelle place accorder aux sollicitations permanentes dans une journée et comment les limiter pour reprendre le contrôle et rester maître de votre temps  ?  

L’urgence c’est ici une question de délai  et de priorités : posez-vous la question des conséquences, si vous ne respectiez pas ce délai.

Ôtez-vous la pression du temps. Quelle alternative pourrait-il y avoir afin de vous laisser un peu de respiration  ? Votre journée ne doit pas compter plus de 40% à la gestion des urgences. Comment vous alléger  ? 

3 réflexions me viennent que j'aimerais vous partager :

• Délégation, faire /faire faire : est-ce une de vos missions essentielles ? Est-ce là que vos compétences sont les mieux exploitées ? Il s’agit ici d’apprendre à déléguer les tâches pour lesquelles vous n’avez pas de Valeur Ajoutée,
• Mettre en place des systèmes : qu’allez-vous automatiser dans votre entreprise  ? (facturation, relance…) 
• Apprendre à dire NON pour vous laisser des moments de respiration importants prévus depuis longtemps. 

Bref vous l’avez compris, en laissant du temps à ces impondérables c’est quelque part les planifier. Si vous ne les anticipez pas, vous serez toujours obligé de déprogrammer quelque chose d’important pour gérer ces urgences…. 

Les choses non-urgentes et non-importantes  : ce sont les pacotilles. Posez-vous la question de ce que vous voulez garder ou pas. 

Les livres de management sur la gestion du temps nous indiquent que pour rester maître de son temps, il est utile de planifier les tâches importantes à hauteur de 50 à 60% de son temps et qu’il est nécessaire de toujours garder 40% pour la gestion du quotidien et de l’urgence. 

Je finirai en vous donnant 5 conseils : 

1. Évitez de vous éparpiller. Pensez Loi de Pareto : "Sur l’essentiel tu te concentreras". Commencez votre journée avec ces 20% de temps qui produisent 80 % de résultats, le reste n’apportera que peu de bénéfice supplémentaire... à se demander même si cela en vaut la peine. Cette loi est valable également pour ceux qui ont tendance à en faire trop (perfectionnisme). Antidote : " Fait est mieux que parfait "

2. Apprenez à dire NON : non aux autres, non aux sollicitations  de votre boîte mail ou de votre téléphone. La bienveillance envers soi se traduit par le fait d’oser dire non  ! Par la même occasion, vous éviterez de vous laisser distraire et vous gagnerez en efficacité car tout travail interrompu prend plus de temps et est moins efficace que s’il est effectué de manière continue (Loi de Carlston).

Petite technique pour apprendre à dire NON sans remettre en cause le demandeur : 

Encapsulez votre refus dans deux acceptations. Exemple  : Oui, je suis engagé/ oui tu peux compter sur moi, mais non pas tout de suite/ non, pas sans moyens supplémentaires et oui je te propose d’en reparler dans 48h/ oui avec... La personne comprendra très bien pourquoi vous dites non. C'est un "non" qui est adressé à la tache ou au contexte mais pas directement à elle.

3. Planifiez et préparez votre journée, votre semaine, et votre travail vos réunions, vos RDV… En investissant un peu de temps dans la préparation vous en gagnerez beaucoup. Planifiez en y intégrant toujours une marge d’l'imprévu (Loi de Murphy). Ce que nous faisons prend toujours plus de temps que ce que nous avions imaginé. Intégrez ce délai supplémentaire de 30 à 40%.

4. Rangez votre bureau, votre boîte mail : vous gagnerez du temps et surtout vous libérerez de la charge mentale et de l’agacement.  

5. Écoutez votre bio rythme (Loi de Taylor). Il s'agit de l'ordre dans lequel une série de tâches est effectuée. Elle influe directement sur le temps qu'elles prennent. A quel moment de la journée vous êtes plus efficace pour rester concentré  ? 

Si vous n’êtes pas satisfait des résultats actuels sur la gestion de votre temps, reprenez les 8 lois du temps du e-livret et choisissez 1 ou 2 lois pour commencer à modifier ces résultats  :  

Comme le disait si bien Einstein « La folie c’est de se comporter de la même manière et s’attendre à un résultat différent  ».